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如何規劃一場高質量的會議活動?

發布時間:2019-08-09 19:16:36

思維導圖

工作中如何使用思維導圖呢?會議策劃就是一個非常好的應用。一次成功的會議組織,會給企業帶來很多價值。但我們在日常工作中,時常會感覺會議組織非常困難,頭緒很多,分工不清晰。結果造成會議中的流程混亂或者環節缺漏。

那么,如何使用思維導圖來有條不紊的籌備一場大型會議呢?我們來看一個案例分析。

價值點

一、價值點

1.全局統籌

會議和活動的流程設計類似項目策劃,因為整個過程也涉及許多的人員和資源的調配問題。使用思維導圖進行統籌,能讓我們的會議環節更流暢,收效更好。

2.活動備案

會議的組織和策劃需要一定的經驗。所以,如何將好的會議策劃經驗保存下來,并傳遞給其它團隊成員,是每個組織都在考慮的事情。如果我們將每次活動的工作流程通過思維導圖進行設計,就可以保存下更完整而實用的會議策劃材料。便于我們整理出文檔版的工作手冊,也便于下次會議和活動的流程改良。

活動備案

二、案例:觀摩會策劃

當我們需要組織一次300-500人的大型觀摩會時,可以制作兩張思維導圖。首先思考“前期籌備”,然后進行“現場策劃”。觀摩會的對象是家長和學生,目的是介紹品牌和相關課程產品。

觀摩會議策劃

1.前期籌備工作

這是演講招生會的前期籌備圖。

圖中一共有三個部分:目標設定、目標達成的關鍵點和具體準備工作。

前期籌備工作

第 一部分是演講會的目標。分別是實現招生,傳播知識和品牌推廣;

關鍵點

第二部分是實現每個目標的關鍵點。

A、實現招生的關鍵點是:老師選擇、課程設計、現場配合;

B、實現知識傳播的關鍵點是:了解聽眾需求和豐富課程內容;

C、實現品牌推廣的關鍵點是:突出企業標識、贈送特色小禮品和微笑服務。

圖中對每個關鍵點的實現方式都制定了相應的行動計劃。

準備工作

第三部分梳理了四個準備工作:

對外宣傳的計劃,邀約客戶的計劃,物資準備的計劃,以及員工培訓的計劃。

2.會議現場工作

會議現場的工作流程較多,一共分為四個部分:開場之前的場外工作、開場之前的場內工作、開場之后的授課流程,以及課后答疑環節。

由于內容較多,我將電腦上的一張思維導圖分成上下兩張來呈現。

會議現場

其中場外工作包括:迎賓,接待和門口站位;

場外工作

“場內工作”分為領位和舞臺上配合;“授課流程”由主持人和主講老師共同完成,有四個環節;最后的“課后答疑”分為場內答疑和門口答疑。

舞臺

每個環節在圖中都有詳細的操作指導。比如由誰負責,每個人做什么工作,工作要求和步驟是什么,等等。

入口

圖中用藍色填充,標出每個環節的核心負責人;長方形框線,標出了儀表儀態的統一要求,波浪框線,標出了正式演講課程的內容;同時,虛線箭頭表達了“表格”與“驗表”之間的對應關系。

指導

三、繪制指導

好的,看完大型會議的策劃導圖案例,我們一起來總結一下作圖步驟吧。

第 一步:明確會議目標

首先是畫上中心圖,并填上中心詞語。然后在第 一個分支上畫出會議的目標:比如,“在什么時間和地點,組織什么會議?”、“目標邀約人數是多少?”、“會議的理想效果是什么?”等。日常工作中,我們可以先用白紙手繪草圖,很便捷。

關鍵點

第二步:找到會議成功的關鍵點

第二個分支是根據“二八定律”的特點,思考成功實現目標的核心要素。比如,“重要的會議流程是什么?”、“會議籌備的關鍵任務是什么?”等等。

二八定律

第三步:制定會議流程

我們在思維導圖上,具體發散出會議組織的各個環節要點。

第四步:設置崗位分工和操作要領

在每個環節上,我們需要寫上詳細的負責人、具體環節和操作要點等信息。

崗位分工

四、要點小結

最后,我們可以總結出會議策劃導圖的三個要點:

(1)會議籌備是起點。包括目標思考、關鍵點探索和具體準備工作計劃;

(2)需要有清晰的流程和責任到人的分工,才算是較完善的會議現場計劃;

(3)會議思維導圖是一個立體的會議管理操作手冊,也可以為下次活動舉辦提供詳實的流程指導。

祝每位伙伴善用思維導圖,為工作提速。

作者:宋瑩

14年思維導圖培訓經驗(2005年至今),暢銷書《思維導圖從入門到精通》作者,第十屆世界思維導圖錦標賽中國組委會副秘書長,國家三級心理咨詢師,托尼博贊親授TBLI思維導圖認證導師,AACTP國際職業認證講師,河北電網、廣東移動特約講師,清華同方教研院、北京新東方名師堂特約講師,廣東外語外貿大學工商管理學士,中山大學公共管理碩士。

崗位分工

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